Tibnor ökar lönsamheten med QlikView

Ståldistributören Tibnor ligger långt framme med att analysera varje steg i sina affärer. Till hjälp har man ett system som visar lönsamheten ända ner till sista ordertalen. QlikView hjälper oss att göra bättre affärer, berättar Tibnors ekonomichef Ola Karlsson.

Tibnor är en ståldistributörmed verksamhet i de nordiska länderna samt Polen, Lettland och Estland. Som marknadsledande i Norden har man en årsomsättning runt 10 miljarder kr och ca 1000 anställda. Ett vanligt problem i deras verksamhet var tidigare att försäljningen fokuserades på att maximera bruttovinsten utan att identifiera de kostnadsdrivande faktorerna for hela kostnadsmassan.

Tibnor har varit mycket framgångsrika när det gällt att få verksamheten maximalt effektiv. De har kontinuerligt försökt distribuera och synliggöra lönsamheten i varje enskild affär för att både ledning och enskilda säljare ska ha möjlighet att fokusera på rätt sorts affärer.

Därför har Tibnor, med hjälp av konsultföretaget Climber skapat ett system, som bygger på QlikView, och som tar fram rörelseresultatet på alla affärer. Man kan till och med gå så långt som att titta på alla de årliga 1,5 miljoner orderrader som verksamheten genererar. De har valt att göra en ABC-kalkyl som hela tiden ser till nettolönsamheten i affärerna.

– Först när man ser hur mycket man verkligen tjänar på precis alla affärer går det att bli effektiv i sitt arbete. Tidigare har det varit näst intill omöjligt att enkelt göra den här typen av beräkningar av våra affärer och förmedla information om vår lönsamhet till säljorganisationen, säger Ola Karlsson, ekonomichef på Tibnor.

”Climber har hjälpt Tibnor med utvecklingen av
systemet och de har varit mycket lyhörda”

Systemet fungerar som ett analysverktyg för företagsledningen, controllers, affärsenhetschefer och försäljningschefer, med vilket de kan se hur lönsamheten för olika produktkategorier ser ut. Det finns även möjlighet att dela upp statistiken till exempel geografiskt eller efter kundkategori.

– Det här är ett viktigt pedagogiskt verktyg i dialogen mellan controllers, säljare och försäljningschef, som nu bättre kan diskutera vad som driver kostnaderna och hur vi kan nå bättre lönsamhet. Tidigare fokuserade vi mer på bruttovinsten och hade helt enkelt inte lika bra analysmöjligheter, vilket kunde innebära att vi förlorade pengar i komplexa affärer eftersom de var svåra att överblicka, säger Ola Karlsson.

QlikView-systemet ger många ytterligare användningsområden, till exempel att förkalkylera nettoresultatet på offerter med samma metod som efterkalkylen. Även här blir kalkylen en hjälp i dialogen mellan säljare och säljchef kring vad som är en acceptabel offert.

– För oss är det viktigt och svårt att optimera våra lagernivåer. Som fullsortimentsleverantör vill vi ha ett lager som är dimensionerat efter nu gällande kundorderbelastning. Även här tar vi hjälp av QlikView. Varje vecka gör vi omfattande beräkningar av information, som vi plockar ut ur SAP-systemet. Vi räknar med att lagret av varje artikel ska motsvara ungefär två normalorder och två normaldagar, berättar Ola Karlsson.

Företagsledningen har tillgång till dagligen uppdaterad försäljningsstatistik för koncernens alla bolag. De får det presenterat som ett antal hastighetsmätare på bildskärmen. Är det problem någonstans syns det tydligt på presentationen. Här kan man utskilja vilka bolag/produkter/säljare som går starkt eller svagt och kan se trenderna utan att vänta på månadens slut för att få en samlad bild.

– Vi kör också kreditvärderingen via detta system. Vi har kontroll på över 7 000 kunder och kan enkelt se fordringar, betalningar och betalningsmönster, säger Ola Karlsson. Med systematiskt kreditarbete och bra systemstöd har vi lyckats minimera våra kreditförluster och det fortsätter naturligtvis att vara ett prioriterat område när konjunkturen viker.

En förutsättning för en framgångsrik utveckling av business intelligence är ett nära samarbete med IT-avdelningen. Som vanligt gäller att "garbage in = garbage out" så datakvalitet är A och O. En styrka är därför att all transaktionsdata för koncernen kan hämtas ur SAP R/3.

Konsultfirman Climber har hjälpt Tibnor med utvecklingen av systemet och de har varit mycket lyhörda, menar Ola Karlsson. Vi arbetade de första åren med prototypbaserad projektmetod men idag arbetar vi med att skapa strukturer för underhåll och utveckling med samma förvaltningsmodeller som för vårt affärssystem och andra större system. I början var QlikView som ett förstärkt Excel, men idag fungerar det som ett storskaligt och affärskritiskt analysverktyg. Climber har ordnat med lämplig hjälp när vi utvecklat detta och sett till att vi hållit fokus. Det är annars mycket lätt att förbygga sig eller hamna fel när man drar igång ett så här omfattande beslutsstödsprojekt, avslutar han.